Nextensa SA, société anonyme de droit belge, ayant son siège social à 1000 Bruxelles, Gare Maritime, rue Picard 11 boîte 505 et inscrit à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0436.323.915 (RPM Bruxelles, section néerlandophone) (ci-après : « nous, nos/notre » ou en abrégé « Nextensa »), s’engage à protéger et à respecter votre vie privée.

La présente Politique de confidentialité (ci-après : la « Politique ») vise à vous indiquer de quelle manière nous traitons vos données à caractère personnel que nous collectons ou que vous nous fournissez. Veuillez lire attentivement ce qui suit pour comprendre la manière dont nous utiliserons vos données. En visitant ce site web, vous acceptez les pratiques décrites dans la présente Politique.

Notre Politique comprend les points suivants :

1. Les données que nous collectons à votre sujet;
2. Les cookies ;
3. L’utilisation de vos données ;
4. La base légale
5. La divulgation de vos données ;
6. Le transfert de vos données ;
7. Vos droits ;
8. La sécurité des données collectées ;
9. La conservation de vos données ;
10. Les sites Web/applications externes ;
11. Le consentement pour la collecte et l’utilisation de vos données – modifications de notre Politique relative à la vie privée ;
12. L’identité du responsable du traitement – coordonnées.

Nous collectons et traitons les données suivantes:

• Données que vous nous transmettez.
  Il s’agit des données que vous nous transmettez en complétant des formulaires sur ce site web ou sur d’autres sites web liés à des projets Nextensa ou de ses filiales (ci-après : « nos sites Web »), par le biais de certaines applications web (ci-après : « nos applications ») comme par exemple dans le cadre du contrôle d’accès et/ou de la gestion de parking de nos immeubles ou en correspondant avec nous par téléphone, e-mail, lors de conversations ou autre. Sont visées les données que vous nous transmettez lorsque vous complétez le formulaire de contact en ligne, vous vous abonnez en ligne aux rapports (semi-) annuels et/ou aux communiqués de presse, vous êtes utilisateur d’une application susmentionnée, lorsque vous vous inscrivez à nos newsletters, lorsque vous concluez certains accords de coopération avec nous (tels que des baux, des contrats de service, des contrats d’entreprise ou des contrats de vente), etc. Les données que vous nous transmettez peuvent inclure votre nom et prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de société, fonction, des données de paiement (pour des raisons de facturation).

• Données que nous collectons à votre sujet.
  Suite entre autres à l’utilisation des cookies dont référence ci-dessous, les données suivantes peuvent être collectées automatiquement lors de chaque visite sur nos sites Web ou lors de l’utilisation de l’une de nos applications :
  • Des données techniques, en ce compris l’adresse IP utilisée pour connecter votre appareil (ordinateur, tablette, smartphone, …) à l’Internet, le type de navigateur et la version de votre navigateur, le réglage du fuseau horaire, le type et les versions de plug-in du navigateur, le système d’exploitation et la plate-forme ;
  • l’identifiant de votre appareil ;
  • – des données à propos de votre visite, y compris le flux de clics des localisateurs de ressources uniformes (URL) vers, à travers et à partir de nos sites Web (y compris la date et l’heure); les produits/services vus ou recherchés ; les temps de réponse de la page, les erreurs de téléchargement, la durée des visites des pages, les données sur les interactions avec la page (comme le défilement, les clics, les placements de la souris), et les méthodes utilisées pour quitter la page, les numéros de téléphone utilisés pour appeler nos collaborateurs ;

• Données que nous recevons d’autres sources.
  Suite entre autres à l’utilisation des cookies dont référence ci-dessous, les données suivantes peuvent être collectées automatiquement lors de chaque visite sur nos sites Web ou lors de l’utilisation de l’une de nos applications : 
  Il s’agit des données que nous recevons lorsque vous utilisez un autre site Web/une autre application qui fait de la publicité de nos services (ex. agents immobiliers relativement aux surfaces disponibles dans nos immeubles) ou les utilise. Nous travaillons également en étroite collaboration avec des sociétés tierces (incluant, par exemple, des partenaires commerciaux, des agents immobiliers, des sous-traitants dans les domaines techniques, des services de paiement et de livraison, des réseaux publicitaires, des fournisseurs d’analyses, des fournisseurs de recherches d’information) et collecterons et traiterons les données qu’elles nous fournissent en vue du traitement de votre demande.

Nos sites web et/ou nos applications utilisent des cookies. Ils nous aident à vous fournir une bonne expérience lorsque vous naviguez sur nos sites Web et/ou notre application et nous permettent également de les améliorer. Pour plus d’informations sur les cookies et les raisons pour lesquelles nous les utilisons, merci de vous référer à notre Politique relative aux cookies.

• Données que vous nous transmettez.
  Nous utiliserons ces données :
  • pour mener à bien nos obligations découlant des accords conclus entre vous et nous et vous fournir les informations et les services que vous nous demandez ;
  • pour vous fournir des informations sur d’autres biens et/ou services de facilité que nous offrons (directement ou indirectement) et qui sont similaires ou en ligne avec les services que vous avez déjà utilisés ou pour lesquels vous avez déjà posé des questions (par ex. : offre de services de navette, service de repassage, entreprises de nettoyage, fournisseur d’électricité, …);
  • pour examiner et évaluer votre candidature ;
  • pour vous informer de modifications apportées à nos services ou d’événements pouvant avoir un impact sur votre exploitation (par ex. l’exécution de travaux dans les environs);
  • pour faire en sorte que le contenu de nos sites Web et/ou de nos applications soient présentés de la manière la plus efficace pour vous et votre appareil ;

• Données que nous collectons à votre sujet
  Nous utiliserons ces données :
  • pour administrer nos sites Web et/ou nos applications et pour des opérations internes, y compris le dépannage, l’analyse des données, des tests, de la recherche, et à des fins statistiques et d’enquête ;
  • pour améliorer nos sites Web et/ou applications afin de veiller à ce que le contenu soit présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil ;
  • pour vous permettre, le cas échéant, de participer à des services interactives, lorsque vous choisissez d’y adhérer (par ex. : le partage de voiture);
  • dans le cadre de nos efforts pour maintenir nos sites Web et/ou applications bien sécurisé et prévenir les fraudes ;
  • pour mesurer ou comprendre l’efficacité des services que nous proposons, et pour vous fournir des services encore plus pertinents;
  • pour formuler des suggestions et des recommandations sur nos services qui pourraient tant vous intéresser, que d’autres utilisateurs de nos sites Web et/ou applications ;

• Données que nous recevons d’autres sources.
  Nous pouvons combiner ces données avec des données que vous nous fournissez et celles que nous collectons, aux fins énoncées ci-dessous :
  • pour améliorer nos services pour vous et pour les autres clients;
  • pour mesurer ou comprendre l’efficacité de la publicité que nous proposons, et pour vous fournir des publicités pertinentes;
  • pour formuler des suggestions et des recommandations sur nos biens et/ou services qui pourraient tant vous intéresser, que d’autres utilisateurs de nos sites Web et/ou notre applications;

• si cela est nécessaire pour l’exécution de notre convention avec vous (par ex. toute communication dans le cadre de la gestion des bâtiments, en tant que prestataire de services dans les centres d’affaires, dans le cadre du contrôle d’accès et de la gestion des parkings des bâtiments, dans le cadre de la facturation);
• si elles sont nécessaires pour la poursuite de nos intérêts légitimes, à condition que vos droits fondamentaux et libertés ne soient pas affectés (par ex. nous utilisons vos données pour connaître vos préférences afin de mieux personnaliser nos offres en produits, prévenir les fraudes et sécuriser nos sites Web et applications).
• lorsque vous avez donné votre consentement explicite pour la collecte et le traitement, par ex. pour utiliser votre adresse e-mail afin de vous envoyer les annonces de presse et/ou des bulletins d’information.

Aux fins susmentionnées, nous pouvons partager vos données avec :

• nos sociétés affiliées/autres entités du groupe (dont notamment Leasinvest Immo Lux SA et toutes ses filiales, Leasinvest Immo Austria GmbH, Leasinvest Services SA, Extensa Group SA et toutes ses filiales);
• des autorités publiques (dont judiciaires et de police) ;
• des banques et assureurs ;
• nos conseillers professionnels (par ex. réviseurs d’entreprise, avocats, évaluateurs et agents immobiliers) ;
• des prestataires de services liés au recrutement ;
• nos fournisseurs de services informatiques, par ex. Simac SA, Techne SA, Yardi Systems BV ;
• nos partenaires commerciaux et prestataires de services, dont nos partenaires commerciaux et prestataires de services dans le domaine de la gestion d’immeubles (gestionnaire immobilier, suivi de la consommation d’énergie);
• nos partenaires commerciaux dans le domaine des centres d’affaires (gestion et management des centres d’affaires, traiteurs);
• des fournisseurs de services marketing ;
• des prestataires de services de paiement en ligne ;
• des prestataires d’analyses et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et optimiser notre site, comme Google;

• dans l’hypothèse d’achat ou de vente d’une entreprise ou d’actifs, nous nous réservons le droit de divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur de cette entreprise ou de ces actifs afin de pouvoir garantir la continuation des services rendus ;
• lorsque Nextensa ou la plupart de ses actifs venait à être acheté par un tiers et les données concernant ses clients faisant partie des actifs transférés ;
• si nous sommes dans l’obligation de divulguer ou de partager vos données en vue de respecter une obligation légale ou afin de protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Nextensa, de nos clients ou autres. Ceci inclut le partage d’données avec des autorités publiques (en ce compris des autorités judiciaires et policières) en cas, par exemple, d’incident cybernétique ;
• si cela s’avère nécessaire pour atteindre l’une des finalités décrites dans la section 3 de la présente Politique de confidentialité.

Si vos données sont transférées en dehors de l’EEE, nous veillerons à ce qu’elles soient protégées via les garanties suivantes :

• les lois du pays dans lequel vos données sont transférées assurent un niveau de protection des données approprié (article 45 du RGPD) ; ou
• le transfert est régi par les dispositions relatives à la protection des données approuvées par la Commission européenne (Article 46.2 du RGPD) ou fait l’objet du EU-US Privacy Shield ;
• le transfert repose sur des règles d’entreprise contraignantes (article 47 du RGPD) ; un code de conduite approuvé (Article 40 du RGPD) ; un mécanisme de certification approuvé (Article 42 du RGPD) ; un accord de transfert de données approuvé (Article 46.3 du RGPD) ; des clauses de protection des données adoptées par l’autorité de contrôle des données compétent (Article 46.2 du RGPD).

• Vous avez le droit d’accéder aux données que nous détenons sur vous – en effet nous souhaitons que vous soyez conscient des données que détenons à votre égard et vous permettre de vérifier si nous traitons vos données conformément à la Législation applicable relative à la protection des données ;
• Vous avez le droit, sous réserve de quelques exceptions mentionnées ci-dessous, de demander la restriction ou la suppression du traitement de vos données. En cas de traitement restreint, nous continuerons de conserver vos données, mais nous ne les utiliserons plus ;
• vous avez le droit de demander la rectification de vos données si elles sont inexactes ou incomplètes ;
• vous avez le droit, sous réserve de quelques exceptions mentionnées ci-dessous, de demander la suppression de vos données de nos systèmes ;
• vous avez le droit d’introduire une plainte à propos de la manière dont nous manipulons ou traitons vos données auprès de l’autorité nationale en charge de la protection des données ;
• si notre traitement de vos données à caractère personnel repose spécifiquement sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce dernier à tout moment. Ceci inclut notamment votre droit de retirer votre consentement, c’est-à-dire de vous désabonner lorsque vous recevez des communiqués de presse et/ou des bulletins d’infos de notre part;

Pour toutes les demandes susmentionnées, veuillez nous envoyer un e-mail à privacy@nextensa.eu en indiquant comme sujet « demande relative à la protection des données » et inclure une copie de votre carte d’identité ou d’une autre preuve de votre identité (par ex. un permis de conduire). De cette façon, vous nous aidez à empêcher l’accès non autorisé, ainsi que toute modification ou enlèvement de vos données. pour nous aider à prévenir l’accès par toute personne non autorisée à vos données, leur modification ou suppression. Nous répondrons dans les plus brefs délais et au plus tard dans un délai de 30 jours. Si nous avons besoin de plus d’un mois (à compter de la réception de votre demande) pour répondre en détail à votre demande, nous vous tiendrons informé.

Nous avons mis en œuvre un certain nombre de mesures de sécurité sur nos sites Web  et applications afin de prévenir la divulgation ou l’accès non autorisé aux données collectées et/ou reçues. Nous nous sommes efforcés de faire créer des sites Web et des applications sécurisés et fiables. Veuillez toutefois noter que la confidentialité de toute communication, ou autre matériel, qui nous est transmis ou que nous transmettons à des tiers via un de nos sites Web et/ou de nos applications ou par e-mail ne peut être garantie. Nous déclinons toute responsabilité concernant la sécurité des données transmises par le biais de ces méthodes.

Toutes les données que vous nous fournissez sont conservées sur des serveurs sécurisés. Toutes les transactions de paiement seront cryptées. Lorsque vous avez reçu (ou choisi) un mot de passe qui vous permet d’accéder à certaines parties de nos sites Web et/ou applications, c’est à vous qu’incombe la responsabilité de préserver la confidentialité de ce mot de passe. Dans ce vas nous vous demandons de ne pas partager ce mot de passe avec quelqu’un d’autre et de changer votre mot de passe dès qu’il y a une quelconque indication ou soupçon que cette confidentialité ne puisse plus être garantie.

Les données que nous collectons sont conservées conformément à la législation applicable relative à la protection des données Dans tous les cas, vos données ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire à la réalisation des objectifs exposés dans la présente Politique de confidentialité.

De manière plus spécifique, nous conserverons uniquement :

• vos données aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de notre coopération, dans le but d’exécuter nos engagements dans le cadre de nos accords avec vous, afin de compléter tous les processus correspondants de facturation et de paiement;
• vos données relatives à votre demande ou votre enregistrement en ligne aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir les services demandées (par ex. : après l’envoi ponctuel du rapport semestriel/annuel, après avoir envoyé des informations sur un espace disponible), sauf si vous vous êtes inscrit sur une liste de diffusion (ex. communiqués de presse) et ce jusqu’à ce que vous vous désinscriviez (via l’application « désabonnement » (unsubscribe) disponible en bas du message);

• la conservation est nécessaire pour nous permettre de nous conformer à toute obligation légale ou réglementaire (par ex. à des fins fiscales ou afin de pouvoir prouver que nous avons donné suite à votre demande de désabonnement), auquel cas nous garderons vos données aussi longtemps que nécessaire pour répondre à cette obligation et/ou,
• le traitement de vos données est nécessaire dans le cadre d’un litige réel ou potentiel (par ex. nous avons besoin de ces données pour établir ou défendre des droits), auquel cas nous garderons vos données jusqu’à la fin d’un tel litige.

En utilisant ce site Web et/ou cette application, vous admettez avoir lu les termes de la présente Politique de confidentialité et accepter la collecte et l’utilisation de vos données comme indiqué ci-avant.

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité de temps en temps. Tout changement substantiel que nous apporterons à l’avenir à notre Politique de confidentialité sera publié sur cette page et, le cas échéant, sera porté à votre connaissance par e-mail. Veuillez consulter fréquemment cette page pour suivre les mises à jour ou modifications apportées à la politique de confidentialité. La poursuite de l’utilisation de ces sites Web et/ou de nos applications suite à la publication de ces modifications la présente Politique de confidentialité implique votre acceptation de ces modifications. La présente politique de confidentialité a été actualisée pour la dernière fois le 20 avril 2023. 

Le Responsable du traitement en vertu de la présente Politique de confidentialité est Nextensa SA (BCE n° BE0436.323.915).

Les questions, commentaires et demandes concernant la présente Politique de confidentialité de Nextensa doivent être adressés à Nextensa SA, à l’attention du Service Juridique, à l’adresse de son siège social sis Gare Maritime, 11 rue Picard boîte 505 à 1000 Bruxelles, avec n° de téléphone +32 (0)2 882 10 00, e-mail privacy@nextensa.eu.